noviembre 26, 2020

Gestión del desempeño en la era digital

Si estás pensando digitalizar tu evaluación de desempeño o quieres ver cómo mejorar el proceso, te compartimos algunos consejos en base a nuestra experiencia.

Primero, te compartimos un dato de nuestra investigación: Innovación en tecnología de Gestión Humana  donde podemos ver que de nuestros encuestados, el 57% cuenta con una herramienta digital de desempeño por objetivos/metas/OKR, el 36% con desempeño por competencias de 90° y el 26% con desempeño por competencias de 360°.

Las 4 etapas que nosotros detectamos en la gestión del desempeño y que implementamos en nuestra plataforma Performance son: 01. la preparación, 02. la evaluación, 03. el procesamiento y 04. las estrategias que nacen de los resultados.

01. Preparación

Acá encontramos 4 puntos importantes:

  • Definir el modelo de competencias, en caso de que sean parte de la evaluación. Acá recomendamos tener un modelo sencillo, con pocos indicadores pero que sean muy relevantes para la organización.
  • Definir la estructura de los objetivos. Hoy, más que nunca, es relevante que nuestros procesos sean ágiles. No compliquemos a los colaboradores con procesos tan engorrosos, definamos una estructura sencilla que todos puedan trabajar. Podemos trabajar con KPI u OKR, o cualquier otra metodología que se alinee bien a nuestra empresa.
  • Establecer los parámetros, tales como tipos de evaluadores (¿autoevaluación?, ¿jefes?, ¿colaboradores?, ¿pares?), y sus pesos, definir cuánto valen las competencias y cuánto los objetivos, cuáles son los rangos de resultados, entre otros.
  • Elaborar y validar la base de datos. Este es uno de los pasos con más dificultades para nuestros clientes, ya que demanda bastante tiempo y de muchas revisiones con gerentes y jefes. En la base deben estar todos los datos relevantes para los resultados, por ejemplo: gerencia, tiempo en la empresa, edad, género, grupo ocupacional, entre otros.
  • Crear y enviar la campaña de comunicación. La recomendación es no realizar una campaña tan larga que pueda generar ansiedad en los colaboradores. Además, recomendamos dejar un correo de contacto por si los colaboradores tienen alguna duda antes, durante o después de la evaluación. Las 4 piezas principales que utilizamos en SOOM Metrix son:
    • Intriga: damos a conocer que se dará un proceso, sin decir cuál. La idea es generar expectativa por algunos días (tampoco esperen más de una semana para enviar la siguiente).

    • Lanzamiento: indicamos que se realizará la evaluación de desempeño y las fechas.

    • Infografía: explicamos cuál es el proceso que deberá seguir el usuario para evaluar, y repetimos las fechas del proceso.

    • Invitación: el mismo día que inicia la evaluación enviamos esta pieza con el link, usuario y contraseña para que puedan acceder.

 

02. Evaluación

En SOOM Metrix evaluamos las competencias con estrellas, ya que es un recurso que solemos utilizar (cuando calificamos taxis, delivery, hoteles). Nuestros clientes tienen la flexibilidad de escoger el número de estrellas, su significado y valor. Además, tenemos un espacio habilitado para dejar 3 comentarios, por ejemplo: Fortalezas, Áreas de mejora y Necesidades de capacitación.

Los objetivos se califican por niveles de logro que haya planteado el colaborador con su jefe. En el ejemplo, se muestra un objetivo de ventas que es evaluado con 4 niveles de logro (esto también es flexible). Además, los jefes pueden revisar las evidencias colgadas por los colaboradores respecto a cada objetivo.

03. Procesamiento

Hace 3 años, cuando ingresé a SOOM Personas & Organizaciones descargaba las marcaciones de desempeño de nuestra plataforma de ese entonces y procesaba los resultados de manera manual, en un excel. Ahora, con SOOM Metrix, todos nuestros reportes y dashboards están automatizados, los resultados se calculan en tiempo real, agilizando así el proceso y optimizando recursos de Gestión Humana.

04. Estrategia

Hace un tiempo participé en un coloquio de estudiantes y le pregunté a los participantes qué creían que se debía trabajar luego de la evaluación y lo que más se repitió fue “feedback”, “plan de acción” y “capacitación”. Les comparto el mapa de palabras:

Lo primero que deberíamos trabajar desde Gestión Humana es el despliegue de resultados. En la plataforma contamos con un dashboard donde cada colaborador puede revisar sus resultados por competencias y objetivos, así como el resultado final ponderado. Además, pueden descargar un reporte individual detallado en PDF. Año tras año, sus resultados se irán guardando para que puedan comparar su crecimiento.

Además, en nuestra plataforma Performance, tenemos dos funcionalidades adicionales que nos ayudan a complementar la evaluación: Planes de acción y Cards para el feedback.

  • Planes de acción: cada colaborador tiene un panel donde puede crear carpetas para organizar sus planes. Por ejemplo: Liderazgo, Orientación al cliente y Comunicación efectiva. Dentro de las carpetas podrán crear post-its con acciones específicas para sus planes individuales de desarrollo. Los jefes tendrán acceso a los planes de sus colaboradores y podrán contribuir con carpetas y post-its también.

 

  • Cards: es una herramienta para fortalecer el reconocimiento y retroalimentación orgánico entre los miembros de la empresa. Gestión Humana crea los asuntos de las tarjetas, por ejemplo: Felicitaciones, Te recomiendo y Buena idea, o podrían usar los valores de la empresa. Los colaboradores podrán enviar las tarjetas en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. Tienen que elegir el asunto que quieren enviar, elegir a quién (puede ser cualquier persona cargada en el sistema), escribir un mensaje y enviar.

Por último, es importante utilizar nuestros resultados de desempeño para definir y diseñar nuestros planes de capacitación. Hoy, más que nunca, es relevante desplegar estrategias de capacitación virtual (E-Learning). En SOOM Metrix contamos con una plataforma Learning Experience, Widdu, y realizamos recursos E-Learning a la medida.

Mayores desafíos

Para cerrar, me gustaría compartirles cuáles son, desde mi punto de vista, los desafíos más grandes en la gestión del desempeño.

  • Que Gestión Humana se centre en “digitalizar” su proceso tal cual lo manejaba. Esta es para mi una de las mayores fallas, parte de la transformación digital implica que dejemos de intentar adaptar la tecnología a nuestros procesos, sino por el contrario, adaptar nuestro proceso a la tecnología. Esto viene de la mano con simplificar procesos, hay que desmitificar que cuanto más complejo es el proceso, más rico es en información. Muchas veces lo único que logramos con procesos complejos es saturar y complicar a los colaboradores, perjudicando así la experiencia del usuario, tan importante hoy en día.
  • La participación siempre es complicada en los procesos de desempeño, no nos podemos conformar con un porcentaje alto ya que todos los colaboradores merecen tener resultados. En mi experiencia, lo que fomenta más la participación es:
    • Usuarios y contraseñas sencillos, yo suelo utilizar el DNI para ambos. Antes utilizaba usuarios y contraseñas aleatorias y desde que cambié al DNI, he notado un considerable aumento en la rapidez con la que participan (ya nadie se olvida sus datos de acceso).
    • Fuerte y concisa campaña de comunicación, como ya expliqué líneas arriba.
    • Tener una plataforma intuitiva que no requiera de manuales o charlas para explicar el funcionamiento.
  • Por último, algo que puede ser más usual de lo que solemos creer, es jefes que asignan puntuaciones muy similares a los colaboradores de su equipo, que no discriminan tan bien los resultados, sobre todo en las competencias que son más subjetivas. Para ello, es relevante que Gestión Humana sensibilice a los jefes en las evaluaciones objetivas y que hagan una revisión de la distribución de resultados por equipos, antes de cerrar el proceso.

 

 

¿Tienes dudas o quieres revisar un demo de nuestra plataforma? Escríbeme a pierina@soommetrix.com

 

Escrito por: Pierina Rodríguez Chevarría, Head de SOOM Metrix

 

 

 

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